پیام ویژه - سامانه درخواست فرآورده‌های نفتی (سدف) درگاهی الکترونیکی برای پاسخگویی به تقاضای سوخت به‌عنوان بزرگترین سامانه متمرکز ارائه خدمات عمومی به مردم، زمینه‌ای مناسب برای ارائه اطلاعات، ایجاد ارتباطات و توسعه خدمات در حوزه «درخواست فرآورده‌های نفتی» فراهم کرده است.

به گزارش شانا، مدیریت ذخیره‌سازی، انتقال، توزیع و مصرف سوخت در سیستم انرژی اهمیت ویژه‌ای دارد و بهره‌گیری از فناوری‌های نو و مدیریت اطلاعات در بخش تقاضا و بهینه‌سازی سیستم انتقال و توزیع از ضرورت‌ها به شمار می‌آید؛ سامانه درخواست فرآورده‌های نفتی (سدف) از جمله تجربه‌های موفقی بوده که در این زمینه با همکاری دستگاه‌های اجرایی مختلف طراحی، پیاده‌سازی و روزآمد شده و هم‌اکنون در شرکت پخش فرآورده‌های نفتی فعال است؛ در مطلب پیش رو به روند شکل‌گیری این سامانه و فرآیند توزیع الکترونیکی سوخت در شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی نگاهی می‌اندازیم.
سدف به‌عنوان بزرگترین سامانه متمرکز ارائه خدمات عمومی به مردم، با استفاده از بستری مبتنی بر وب (درگاه اینترنتی) به‌منظور درخواست و تخصیص سهمیه فرآورده‌های نفتی در حوزه‌های مختلف نظیر حمل‌ونقل، واحدهای تولیدی - خدماتی، نیروگاه‌ها، پروژه‌ها، پمپ‌ها و چاه‌های آب، مصارف گرمایشی - حرارتی، نیروهای مسلح و صادرات است که در دسترس درخواست‌کنندگان قرار می‌گیرد؛ این سامانه زیر نظر شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی ایران قرار دارد و همه مسئولیت‌های مرتبط با پشتیبانی، توسعه و نگهداری آن به‌عهده این شرکت خواهد بود.
مزایای سدف
به ‌کارگیری و توسعه این سامانه سبب ایجاد تغییر و اصلاحات عمده و ساختاری در فرآیند درخواست فرآورده‌های نفتی شده است که تمرکززدایی، بهبود کارآیی، اثربخشی و شفافیت اطلاعات نمونه‌ای از دستاوردهای این سامانه در روند توزیع الکترونکی سوخت در کشور به شمار می‌آیند.
این سامانه همچنین ظرفیت‌های قابل توجه‌ای را برای ایجاد ارتباطات الکترونیک بین دولت و شهروندان، دولت با بخش خصوصی و اجزای مختلف درون دولت با یکدیگر، برقرار کرده است. از جمله مهمترین دستاوردهای این سامانه می‌توان به مواردی نظیر مدیریت موثر مصرف سوخت، پیشگیری از عرضه خارج از شبکه و مقابله با قاچاق فرآورده‌های نفتی، شفاف‌سازی و اصلاح فرآیندهای تخصیص سوخت در حوزه های مختلف، صحت‌سنجی درخواست فرآورده‌های نفتی، پیشگیری از جعل اسناد و مدارک، تسهیل دریافت اطلاعات و ارائه خدمت به شهروندان در حوزه درخواست فرآورده‌های نفتی، ایجاد شفافیت، تسهیل و تسریع در اجرای فرآیندهای مربوطه، کاهش هزینه‌ها از طریق ادغام و حذف سامانه‌های اضافی یا موازی، بررسی کارشناسی و دقیق الگوهای مصرف سوخت اشاره کرد.
سدف بستر الکترونیکی مناسبی برای ارائه اطلاعات، ‌ایجاد ارتباطات و توسعه خدمات در حوزه «درخواست فرآورده‌های نفتی» در کشور ایجاد کرده است، به‌طوری که روزانه بیش از 200 میلیون لیتر فرآورده‌های نفتی شامل نفت گاز، نفت سفید، نفت کوره، بنزین و گاز مایع از طریق این سامانه به مصرف‌کنندگان تخصیص داده می‌شود و همه درخواست‌های مربوط به فرآورده‌های نفتی در کشور در گروه‌های کاربرد مصرف سوخت، از طریق این سامانه ثبت و رسیدگی می‌شود.
توزیع یکپارچه فرآورده‌های نفتی موردنیاز بخش‌های مختلف از طریق سدف
کل درخواست‌های فرآورده های نفتی در کشور از طریق سدف ثبت، تخصیص، تحویل و توزیع می‌شود که سوخت ناوگان حمل و نقل هوایی، ریلی، دریایی و زمینی، سوخت موردنیاز همه واحدهای تولیدی و خدماتی فعلا در حوزه کشاورزی، صنایع، معادن، اصناف، میراث فرهنگی و گردشگری، صنایع دستی، مناطق آزاد و ویژه اقتصادی، سوخت نیروگاه‌های حرارتی و دیزلی، سوخت چاه‌های آب آشامیدنی، کشاورزی و صنعتی، سوخت پروژه‌های استانی، شهری و نفتی، سوخت مصارف گرمایشی و حرارتی منازل مسکونی و خانوارها، عشایر و اداره‌ها، سازمان‌ها و اتباع خارجی، سوخت مصارف مراکز نظامی، انتظامی و امنیتی، صادرات فرآورده‌های نفتی از جمله مهمترین‌های آن است.
چرایی طراحی و به‌کارگیری سدف
نبود امکان راستی‌آزمایی هویت درخواست‌کنندگان، محدودیت در صحت‌سنجی درخواست‌ها، امکان ارائه درخواست‌های پرشمار و تخصیص چندباره سوخت به یک درخواست‌کننده، تخصیص سوخت بیش از نیاز واقعی، تبادل اسناد کاغذی غیرقابل ارزیابی، محور بودن نیروی انسانی در تخصیص سهمیه از جمله چالش‌های یادشده پیش از اجرا و پیاده‌سازی این سامانه در فرآیند درخواست و تخصیص فرآورده‌های نفتی بوده است.
مراحل درخواست فرآورده‌های نفتی از طریق سدف برای سازمان‌ها و خانوارها
هم‌اکنون مدیریت بازرگانی شرکت ملی پالایش و پخش فرآورده‌های نفتی ایران به نمایندگی از صادرکنندگان، در سدف، درخواست‌های مربوطه را ثبت می‌کند؛ در بخش «کاربردهای مصرف سوخت» در این سامانه در هشت گروه، 27 نوع کاربرد و در مجموع بیش از 6 هزار کاربرد سامان‌دهی شده است که با توجه به نیازهای جدید قابلیت تکمیل، اصلاح و روزآمد کردن دارد. این سامانه همچنین برای احراز هویت فردی و مکانی درخواست‌کنندگان به سامانه‌های راستی‌آزمایی سازمان‌های همکار متصل می‌شود، مراحل درخواست فرآورده‌های نفتی برای همه درخواست کنندگان به جز خانوارها و مجاری عرضه شامل موارد زیر است.
مرحله نخست
درخواست‌کننده فرآورده‌های نفتی ابتدا در سامانه ثبت نام و پس از مشخص کردن کاربرد مصرف سوخت و فعالیت مربوطه، درخواست خود را که مشتمل بر نوع فرآورده، مقدار و محل مصرف است از طریق سدف ثبت می‌کند.
مرحله دوم
پس از ثبت درخواست توسط درخواست‌کننده، سازمان (یا سازمان‌های متولی) کاربرد مصرف سوخت را براساس مجوزها و پروانه‌های بهره‌برداری تأیید و بررسی می‌کنند، تأیید عملکرد درخواست‌کنندگان پس از بررسی، بازدید و ارزیابی شاخص‌هایی از قبیل آمار تولید یا خدمات ارائه شده، ساعت کارکرد، مصرف آب، مصرف برق، نرخ بیمه و غیره، تایید یا رد درخواست پس از تطبیق خدمات یا کالای تولید شده با سهمیه برداشت شده دوره گذشته، در بازه زمانی مصرف و در چارچوب مجوز صادره، اقدام می‌کند.
مرحله سوم
پس از تأیید درخواست توسط سازمان متولی، شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی ایران به‌عنوان نماینده حاکمیت، مقدار نیاز فرآورده متقاضیان و نحوه مصرف را بررسی و درخواست را تایید نهایی می‌کند؛ در این مرحله درخواست‌های جز از طریق نواحی شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی، بررسی و تایید می‌شوند و درخواست‌های عمده، ابتدا از طریق واحدهای مهندسی فرآورده در مناطق شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی ایران بررسی می‌شود و پس از برآورد سهمیه به نواحی ارجاع می‌شود تا از آن طریق، مراتب بررسی و تایید نهایی انجام شود.
مرحله چهارم
پس از تایید نهایی درخواست، سهمیه تخصیص داده و سپس تحویل و توزیع می‌شود. در این مرحله برای درخواست‌های جزء، درخواست‌کنندگان مانند نیروگاه‌ها با مراجعه به فروشندگی‌ها یا عاملان مجاز فروش، پس از کنترل سهمیه و ثبت تراکنش بانکی فرآورده‌های نفتی مورد درخواست را با خطوط لوله انتقال تحویل می‌گیرند.
تخصیص سوخت ناوگان حمل و نقل دریایی، از این قاعده پیروی نمی‌کند و سهمیه سوخت این نوع از درخواست‌کنندگان، از طریق جایگاه‌های ساحلی و عاملان توزیع دریایی، پس از کنترل سهمیه سوخت با کارت بانکی و ثبت تراکنش بانکی (همانند درخواست‌های جزء) تحویل می‌شود.

مراحل درخواست سوخت خانوارها
مراحل درخواست سوخت برای سرپرست خانوار درخواست‌کننده فرآورده نفتی نیز به این شکل است که ابتدا سرپرست خانوار در سامانه ثبت نام و اطلاعات خود و اعضای خانواده را در سامانه ثبت می‌کند؛ پس از ثبت‌نام، شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی با در نظر گرفتن شاخص‌هایی نیر تعداد اعضای خانوار، شهرستان محل سکونت و بازه زمانی، سهمیه فرآورده‌های نفتی خانوار را تعیین و ثبت می‌کند. سدف برای احراز هویت فردی و مکانی خانوار نیز به سامانه‌های راستی‌آزمایی سازمان‌های همکار متصل می‌شود و به‌صورت سیستمی، استعلام‌های لازم را انجام می‌دهد. پس از ثبت سهمیه فرآورده‌های نفتی خانوار، سهمیه تخصیص داده، تحویل و توزیع می‌شود؛ در این مرحله برای درخواست‌های جزء، درخواست‌کنندگان مانند نیروگاه‌ها با مراجعه به فروشندگی‌ها یا عاملان مجاز فروش، پس از کنترل سهمیه و ثبت تراکنش بانکی فرآورده‌های نفتی مورد درخواست را تحویل می‌گیرند.
فرآیند شکل‌گیری سامانه سدف
تا پیش از سال 88، فرآیند ثبت درخواست فرآورده‌های نفتی در کشور در بستری کاملا فیزیکی و از طریق تکمیل فرم‌های کاغذی انجام می‌شد و درخواست‌کننندگان فرآورده‌های نفتی به غیر از نفت سفید خانگی، به سازمان‌های متولی و نواحی شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی مراجعه و درخواست فرآورده خود را با تکمیل فرم الف، ارائه می‌کردند.
اما در سال 88 ستاد مرکزی مبارزه با قاچاق کالا و ارز به منظور اجرای قانون هدفمندی یارانه‌ها، دستورعمل پیشگیری و مبارزه با قاچاق و عرضه خارج از شبکه فرآورده‌های نفتی یارانه‌ای را تصویب و ابلاغ کرد و سامانه‌ای با عنوان «سامانه تجارت آسان» توسط ستاد مرکزی مبارزه با قاچاق کالا و ارز، طراحی و پیاده‌سازی شد که پس از مدتی کوتاه به شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی واگذار شد؛ با توجه به این که سامانه تجارت آسان بدون شناخت کامل از ساختارها و فرآیندهای شرکت ملی پخش، طراحی شده بود، دارای نواقص و مشکلات متعددی در ساختار، پایگاه داده و فرآیندها بوده و بسیاری از نیازمندی‌ها، الزام‌ها و رویه‌های اجرایی شرکت ملی پخش در اجرای آن نادیده گرفته شده بود.

تعریف نام‌های کاربری تکراری، اضافه نشدن فرآورده جدید به‌دلیل ضعف ساختاری پایگاه داده، ثبت درخواست‌های تکراری برای انواع مصرف، فقدان مستندات فنی، نادیده گرفتن فرآیندهای داخلی شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی، محدودیت در تعریف نقش کاربران اصلی در سامانه و به تبع آن مشکل شدن روند کنترل و نظارت، نبود رویه سیستمی برای راستی‌آزمایی مدارک و اسناد بارگذاری شده، مشخص نبودن کاربری متناسب با نوع فعالیت متقاضیان از جمله چالش‌های سامان تجارت آسان قدیم بود.
از سال 97 با هدف رفع محدودیت‌ها و نواقص فنی و فرآیندی موجود در سامانه تجارت آسان قدیم، سامانه تجارت آسان جدید طراحی شد و تا یک سال بهره‌برداری می‌شد تا اینکه در مردادماه سال 98 با ابلاغ دستورعمل ماده 44 آئین‌نامه اجرایی مواد 5 و 6 قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز به سامانه درخواست فرآورده‌های نفتی (سدف) تغییر نام داد.
مزایای سامانه درخواست فرآورده‌های نفتی
بازنگری نقش و سطح دسترسی کاربران، شفاف‌سازی هویت کاربران سامانه و تعیین دسترسی موردنیاز، بازنگری و توسعه کاربردهای مصارف سوخت، بازنگری و بهبود فرآیندها، اتصال سامانه‌های سازمان‌های متولی، اتصال سامانه‌های سازمان‌های همکار، پیاده‌سازی طرح توزیع الکترونیک سوخت، الکترونیکی کردن فهرست برگشتی، اتصال سامانه‌های فروش فرآورده و انبارهای نفت شرکت ملی پخش فرآورده‌های نفتی به سدف، ایجاد فرآیند راستی‌آزمایی مشتریان و متولیان از طریق فناوری رمز یکبار مصرف، اتصال سامانه هوشمند سوخت، سیستمی کردن محاسبات سهمیه سوخت از جمله مزایای سامانه درخواست فرآورده‌های نفتی (سدف) در توزیع فرآورده‌های نفتی در کشور است.